Inventaire et demandes de matériel
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L'inventaire suit le matériel de l'établissement article par article (ex. « Vidéoprojecteur ») et exemplaire par exemplaire (chaque vidéoprojecteur physique, avec sa référence et son numéro de série). Quatre onglets : Articles & Stock, Demandes, Mouvements, Statistiques.
Onglet Articles & Stock#
Créer un article#
- Nouvel article.
- Remplissez « Nom de l'article », « Description », « Catégorie », « Prix unitaire (FCFA) », « Fournisseur », « Seuil d'alerte » (stock minimal en dessous duquel l'article est signalé) et « Stock initial » (nombre d'exemplaires déjà possédés).
- Enregistrez. Un exemplaire est créé pour chaque unité du stock initial.
Le tableau indique pour chaque article : Référence, Catégorie, En stock, Utilisés, En panne, Total, Prix unitaire.
Ajouter du stock (nouvel achat)#
Icône Ajouter au stock sur la ligne de l'article → indiquez la « Quantité », la « Condition », la « Localisation » et la « Date d'acquisition » → Ajouter. Un mouvement Entrée en stock est enregistré.
Gérer les exemplaires#
En ouvrant un article, la liste de ses exemplaires apparaît (Réf., N° Série, Statut, Condition, Localisation, Attribué à). Actions possibles :
| Icône | Effet |
|---|---|
| Modifier N° série / Description | Compléter la fiche de l'exemplaire. |
| Marquer en panne | Statut En panne : il n'est plus disponible. |
| Retourner en stock / Remettre en stock | L'exemplaire attribué ou réparé redevient disponible. |
| Réformer | Sortie définitive de l'inventaire (matériel hors d'usage, vendu, perdu). |
Statuts possibles : En stock, En utilisation, En panne, En maintenance, Réformé.
Onglet Demandes — demandes de matériel#
Une demande permet à un formateur ou à un membre du personnel d'obtenir du matériel. Elle suit ce circuit :
Créer une demande#
- Nouvelle demande. L'assistant comporte plusieurs étapes (Suivant / Précédent).
- Renseignez l'« Objet de la demande », le « Motif / Justification », le « Demandeur » et la « Priorité » (Basse, Normale, Haute, Urgente).
- Ajoutez les articles : choisissez l'« Article », la « Qté », éventuellement des « Notes ». Répétez pour chaque article.
- Vérifiez le récapitulatif (« Vérifiez les informations avant de soumettre la demande. ») puis validez.
Chaque demande reçoit une référence unique (DEM-…).
Traiter une demande#
Sur la ligne de la demande :
- Soumettre (si elle est en brouillon).
- Approuver ou Refuser (saisir le « Motif du refus »).
- Livrer : les exemplaires disponibles sont attribués au demandeur (statut En utilisation) et un mouvement Sortie / Attribution est enregistré.
Warning
Si le stock disponible est insuffisant pour une seule ligne, la livraison entière est refusée (« Stock insuffisant, aucune sortie effectuée. ») avec le détail par article (ex. « Chaise : seulement 2/4 disponibles »). Ajoutez du stock puis cliquez de nouveau sur Livrer.
Onglet Mouvements#
Le journal de toutes les opérations : Date, Exemplaire, Type (Entrée en stock, Sortie / Attribution, Retour en stock, Transfert, Envoi en maintenance, Réforme), Motif, Destinataire. Il sert de traçabilité en cas de contrôle ou de perte.
Onglet Statistiques#
Par article : nombre d'exemplaires, en utilisation, taux d'utilisation, stock disponible. Utile pour planifier les achats.