Démarrer une nouvelle année académique

Cette procédure sert à la première mise en service et au passage d'une année à la suivante (par exemple de 2025-2026 à 2026-2027). Elle est faite par un administrateur.

Liste de contrôle#

1. Créer la nouvelle année académique et la rendre active
2. Vérifier les classes générées automatiquement
3. Vérifier / mettre à jour les cours (modules) et les rattacher aux classes
4. Configurer les frais et échéanciers de chaque classe
5. Créer les codes de bourse éventuels
6. Vérifier les coordonnateurs de filière
7. Saisir l'emploi du temps
8. Réinscrire les anciens étudiants et traiter les préinscriptions

1. Créer l'année académique#

Menu Pédagogie → Structure Académique, onglet Années Académiques.
Cliquez sur Ajouter.
Remplissez :
- « Libellé (ex: 2024-2025) » : 2026-2027 (format AAAA-AAAA) ;
- « Date Début » et « Date Fin » ;
- cochez Est Active si l'année commence maintenant.
Cliquez sur Enregistrer.

Ce qui se passe automatiquement :

Une seule année peut être active : cocher « Est Active » désactive l'ancienne année, qui devient une archive.
Les classes de l'année précédente sont recopiées pour la nouvelle année (même filière, spécialité, cycle et niveau). Les étudiants, notes et paiements, eux, restent rattachés à l'ancienne année.

Après le changement d'année

Demandez à chacun de recharger la page et de vérifier que le sélecteur en haut affiche bien la nouvelle année (Active). Les anciennes années ne sont plus accessibles qu'au super-administrateur.

2. Vérifier les classes#

Onglet Classes de la Structure Académique : chaque classe de la nouvelle année doit apparaître. Ajoutez celles qui manquent (nouvelle filière, nouveau niveau…). Voir Structure académique.

3. Les cours#

Menu Pédagogie → Cours : vérifiez que chaque cours est rattaché aux classes de la nouvelle année (« Classes rattachées »), avec le bon « Coefficient » et le bon « Semestre ». Voir Cours et modules.

4. Les frais#

Menu Finances → Scolarité, onglet Configuration des Frais, bouton Config. Rapide pour chaque classe : frais d'inscription, total de la scolarité et tranches avec dates d'échéance. Voir Scolarité.

5. Les bourses#

Onglet Gestion des Bourses → Créer une Bourse pour chaque bourse accordée. Le code sera saisi lors de l'approbation de la préinscription du bénéficiaire.

6. Les coordonnateurs#

Menu Pédagogie → Coordonnateurs : le message « Filière(s) sans coordonnateur actif » liste les filières à pourvoir. Voir Coordonnateurs.

7. L'emploi du temps#

Menu Pédagogie → Emploi du temps → Nouveau Créneau. Voir Emploi du temps. L'emploi du temps sert aussi au pointage des heures des vacataires : il doit être à jour.

8. Les étudiants#

Nouveaux étudiants : traitez les préinscriptions (Finances → Préinscriptions).
Anciens étudiants passant en année supérieure : Finances → Scolarité → Nouvelle inscription (fenêtre « Créer une inscription » : Étudiant, Niveau, Année académique). Voir Scolarité.