Scolarité et paiements
Menu : Finances → Scolarité — Accès : domaine Finances (Écriture pour enregistrer des paiements).
La page « Scolarité » gère tout ce que les étudiants doivent payer et ont payé. Elle comporte quatre onglets : Statistiques, Suivi des paiements, Configuration des Frais, Gestion des Bourses.
Comprendre les montants#
Pour chaque étudiant, la plateforme distingue deux catégories :
| Catégorie | Contenu | Comment la plateforme la reconnaît |
|---|---|---|
| Inscription | Frais d'inscription | Tout frais dont le libellé contient le mot « inscription » |
| Formation (scolarité) | Toutes les tranches de scolarité | Tous les autres frais de la classe |
Ensuite :
Montant dû = frais de la classe − réductions / bourses de l'étudiant
Solde restant = montant dû − total des paiements enregistrés
Les mêmes chiffres apparaissent partout : suivi des paiements, fiche de l'étudiant, tableau de bord et portail étudiant (« Ma Scolarité »).
Nommez correctement les frais
Un frais d'inscription doit contenir le mot inscription dans son libellé (ex. « Frais d'inscription »). Un libellé comme « Dossier » serait compté comme de la scolarité.
Configurer les frais d'une classe#
À faire pour chaque classe, avant les premières inscriptions de l'année. Onglet Configuration des Frais.
Méthode rapide (recommandée) : Config. Rapide#
- Cliquez sur Config. Rapide.
- Choisissez la « Classe ».
- Tapez le montant « Inscription (FCFA) » (ex.
25000). - Dans la partie Scolarité & Échéancier, tapez le « Total Scolarité » (ex.
400000). - Pour chaque tranche : montant, date d'« Échéance » et « Libellé » (ex. Tranche 1, 100 000, 15/10/2026). Ajouter une tranche ajoute une ligne ; la corbeille rouge en supprime une.
- Le compteur
400 000 / 400 000doit devenir vert : la somme des tranches doit être égale au total. Sinon le bouton reste grisé. - Cliquez sur Générer.
Résultat : les frais (inscription + chaque tranche) et l'échéancier de la classe sont créés. Les étudiants de la classe suivent automatiquement cet échéancier.
Modifier ou supprimer un frais#
Dans le tableau (colonnes Libellé, Montant, Obligatoire, Échéance), le crayon modifie (« Classe », « Libellé », « Montant (FCFA) », « Date d'échéance »), la corbeille supprime.
Note
Un même libellé ne peut exister qu'une fois par classe.
Enregistrer un paiement#
- Onglet Suivi des paiements.
- Recherchez l'étudiant (nom, matricule) ou filtrez par classe ou par statut (Soldé, Partiel, Non payé).
- Sur sa ligne, cliquez sur Payer. La fenêtre « Enregistrer un nouveau paiement » s'ouvre.
-
Remplissez :
Champ Choix Type de paiement Frais d'inscription ou Frais de formation Montant à payer Le montant reçu (un paiement partiel est possible). Mode de paiement Cash, Mobile Money, Orange Money, Virement bancaire, Chèque Scan / Photo du reçu de paiement * (Obligatoire) Cliquez sur Importer le justificatif et choisissez la photo du reçu ou du bordereau. -
Enregistrez.
Le solde est recalculé immédiatement. Pour la scolarité, le paiement est imputé sur les tranches dans l'ordre : la tranche 1 est soldée en premier, le surplus passe sur la tranche 2, etc.
Exemple : échéancier 4 × 100 000 ; l'étudiant paie 150 000 → Tranche 1 payée, Tranche 2 partiellement payée (50 000).
Consulter l'historique et les justificatifs#
Détails & Reçus sur la ligne de l'étudiant : liste de ses paiements, « Échéancier des Tranches » avec l'état de chaque tranche, et bouton Voir le justificatif pour chaque paiement. Enregistrer un paiement est aussi disponible depuis cette fenêtre.
Suivre les retards#
- Onglet Statistiques : chiffres clés (étudiants soldés, partiels, impayés), recouvrement par filière (Filière, Étudiants, Total recouvré) et par mois.
- Bloc Échéances en retard : chaque tranche dont la date est dépassée et qui n'est pas soldée (Étudiant, Tranche, Échéance, Reste à payer, Alerte). Plus le retard est important, plus l'alerte est forte.
Bourses#
Une bourse est un montant déduit de la scolarité d'un étudiant, identifié par un code unique.
- Onglet Gestion des Bourses → Créer une Bourse.
- Remplissez « Code Bourse » (ex.
EXCEL-2026), « Description / Motif » et « Montant de la bourse (FCFA) ». - Enregistrez. La bourse apparaît comme Disponible.
Le code est saisi lors de l'approbation de la préinscription du bénéficiaire. La bourse passe alors à Utilisée : un code ne sert qu'une seule fois.
Réinscrire un ancien étudiant#
Pour un étudiant qui passe en année supérieure (nouvelle année académique) :
- Onglet Suivi des paiements → Nouvelle inscription.
- Dans « Créer une inscription », choisissez l'« Étudiant », le « Niveau » et l'« Année académique ».
- Enregistrez. L'étudiant est rattaché à sa nouvelle classe et les frais de celle-ci s'appliquent.