Coordonnateur de filière

Cette page s'adresse aux formateurs désignés coordonnateurs d'une ou plusieurs filières (désignation faite par l'administration dans Pédagogie → Coordonnateurs).

Votre mission dans SmartCampus :

1. chaque jour, pointer l'arrivée et la fin des cours des enseignants de votre filière ;
2. à la fin du mois, vérifier et clôturer le récapitulatif de chaque enseignant pour l'envoyer à la finance.

Ouvrir l'espace Coordination#

Connectez-vous à votre portail formateur, puis cliquez sur Coordination dans le menu. Si le message « Vous n'êtes coordonnateur d'aucune filière. Contactez l'administration. » s'affiche, votre désignation n'a pas encore été faite (ou rechargez la page après la désignation).

La page « Coordination de filière » comporte trois onglets : Pointage du jour, Enseignants et Récapitulatif mensuel. La liste « Filière » en haut permet de choisir une filière, ou « Toutes mes filières ».

Onglet Pointage du jour#

Le tableau liste les cours prévus à l'emploi du temps à la date choisie, pour vos filières : enseignant, type (permanent / vacataire), cours (module · classe), horaire prévu.

Pointer une séance#

1. Vérifiez la « Date » (bouton Aujourd'hui pour revenir à la date du jour ; vous pouvez choisir une date passée pour rattraper un oubli).
2. Quand l'enseignant arrive, cliquez sur l'icône Arrivé maintenant : l'heure actuelle est inscrite dans « Arrivée ». Vous pouvez aussi taper l'heure vous-même (ex. 08:10).
3. À la fin du cours, cliquez sur Terminé maintenant (ou tapez l'heure de fin).
4. Cliquez sur Enregistrer (icône disquette) sur la ligne.

La colonne « Présence » passe de Non pointé à Présent.

Enseignant absent#

Choisissez Absent dans la colonne « Présence » puis Enregistrer. Ajoutez au besoin un « Commentaire » (ex. « prévenu, cours reporté »). Une séance absente compte 0 heure.

Séance non prévue (rattrapage, séance supplémentaire)#

1. Cliquez sur Séance non planifiée.
2. Remplissez « Enseignant », « Cours (module · classe) », « Date », « Début prévu », « Fin prévue », « Arrivée * », « Fin » et éventuellement « Commentaire ».
3. Enregistrez. La séance est marquée « Hors planning » ; la finance la voit comme telle.

Corriger ou supprimer un pointage#

Modifiez les heures sur la ligne puis Enregistrer, ou cliquez sur Supprimer le pointage. Si l'icône indique « Récap du mois clôturé : rouvrez-le pour modifier », allez d'abord dans l'onglet Récapitulatif mensuel et cliquez sur Rouvrir (possible tant que la finance n'a pas validé).

Onglet Enseignants#

La liste des enseignants qui interviennent dans votre filière (affectés ou présents à l'emploi du temps de l'année) : contact, type, taux horaire, cours à assurer. Si elle est vide (« Aucun enseignant n'est affecté ou planifié dans cette filière pour l'année en cours. »), l'emploi du temps de la filière n'est pas encore saisi : prévenez l'administration.

Onglet Récapitulatif mensuel#

Pour le mois choisi, une ligne par enseignant : séances, absences, heures, montant (pour les vacataires) et statut.

• Détail des pointages : la liste complète des séances du mois pour vérification.
• Clôturer : envoie le récapitulatif à la finance et verrouille les pointages. Disponible à partir du dernier jour du mois (avant, le message « Le mois n'est pas terminé : les heures sont provisoires… » s'affiche).
• Tout clôturer (n) : clôture en une fois tous les récapitulatifs ouverts du mois (même condition de date).
• Rouvrir : déverrouille un récap clôturé pour corriger (tant qu'il n'est pas validé).
• Un récap Rejeté par la finance affiche le motif du rejet : corrigez les pointages concernés, puis Clôturer à nouveau.